Uma atividade pouco falada na gestão de empresas é a criação de um departamento. A formação de um departamento é comum sempre que uma empresa está em ascensão, precisando atualizar a estrutura para novos desafios.
Por outro lado, um novo departamento pode ser necessário quando a empresa precisa diminuir seu time ou uma reestruturação organizacional. Além disso, sempre que se inicia um novo negócio é necessário organizar todas as estruturas, áreas e diretorias.
Planejar essa nova estrutura é importante para otimizar os recursos e posteriormente diminuir os ajustes, evitando ruídos, que sempre existirão. Cada empresa é única, mas podemos nos apropriar do know-how existente para reunir ideias que nos aproximem do que é necessário.
Assim, organizamos esse artigo para qualquer empresário ou gestor que esteja passando por alguma das situações acima.
Inicialmente abordaremos as principais estruturas necessárias para um negócio fluir. Posteriormente, abordaremos os principais passos que facilitarão a criação dessa nova área. Os tópicos foram organizados da seguinte maneira:
Passo 1 – Quais os objetivos e metas daquele departamento?
Passo 2 – Principais Processos dentro do Departamento
Passo 3 – Analisando o Benchmarking
Passo 4 – Qual a dimensão do novo departamento?
Passo 5 – Estrutura Física Necessária
Passo 6 – Escolhendo a Liderança
Principais Departamentos de uma Empresa
Inicialmente, vamos falar sobre quais os departamentos que normalmente existem em uma empresa. Isso é importante principalmente para quem está iniciando uma nova empresa ou filial.
- Departamento Administrativo:
É considerado como vital, sendo normalmente o primeiro a ser criado. Ele formará a conexão entre os setores e terá responsabilidades nas decisões de toda empresa.
- Departamento de Recursos Humanos:
São tratadas questões sensíveis da empresa, como os dados confidenciais de colaboradores, salários, benefícios e contratações. É atribuição deste setor desenvolver e multiplicar uma cultura organizacional saudável, resolver conflitos, pensar engajamento e motivação de colaboradores.
- Departamento Financeiro:
São atribuições desta área: gerenciamento de recursos da empresa como receitas, despesas, fluxos de caixa, pagamentos e investimentos. Em geral, possui conectividade com o departamento administrativo.
- Departamento Comercial:
É o responsável pelas vendas da empresa. Este departamento pode, ainda, ser responsável pela relação com o cliente, o pós-venda e o Serviço de Atendimento ao Consumidor – SAC.
- Departamento de Marketing:
Busca desenvolver e potencializar a imagem da empresa perante o mercado. Através desta repartição, serão realizadas ações de publicidade e propaganda em diversos meios de divulgação.
- Departamento Operacional:
Seja uma empresa de serviços ou produtos, o setor operacional acaba sendo o coração da empresa. Além das atividades produtivas, também pode ser responsável por gerir a logística, gestão de recursos, materiais e estoque.
Agora que você já conheceu os principais departamentos dentro de uma empresa, iremos apresentar os passos fundamentais para a criação de um novo departamento.
Passo 1 – Quais os objetivos e metas do departamento na empresa?
Saber o propósito é essencial para um início de um departamento dentro de uma empresa.
Desde a criação de um departamento é de extrema importância analisar quais serão seus objetivos e metas para que se conecte com as demais estruturas. Ao final, que seus propósitos contribuam com a estratégia da empresa.
Com os objetivos definidos, já teremos uma ideia da estrutura necessária, antes mesmo da criação do departamento na empresa.
Passo 2 – Principais processos dentro do departamento?
Já sabemos o que queremos! Portanto, é necessário estudar e entender os possíveis processos que passarão por aquele departamento. Como realizaremos as tarefas daquela área?
Para um departamento atingir suas metas é preciso utilizar métodos que permitam o controle e a gestão do que é realizado. Para isso, o mapeamento dos processos é uma ferramenta importante ao identificar sequências lógicas de atividades que irão compor o departamento e outras questões que irão interagir com o possível fluxo de trabalho.
Nesta perspectiva, é possível praticar este método de mapeamento através de questionamentos da seguinte forma:
- Como irei compreender os processos? Como será na prática?
- Como irei documentar?
- Como irei padronizar?
- Como irei sistematizar este processo?
A partir destes questionamentos será possível obter:
- Qual o objetivo do processo?
- Quais as fronteiras do processo?
- Quais as entradas e saídas?
- Quem serão os responsáveis?
- Quais os recursos demandados?
- Quais os riscos associados a este processo?
Passo 3 – Analisando o Benchmarking
Após a escolha de um método eficiente de mapeamento de processos, aconselha-se investir em benchmarkings, para a melhoria contínua e inovação de ideias. Com esse intuito, pode-se realizar um benchmarking para avaliar o número de pessoas, os cargos e as hierarquias existentes em outras organizações similares.
O método encoraja a buscar soluções de melhorias através de metodologias e experiências em situações comparáveis. Seguir um ponto de referência proporcionará gestores a questionarem suas ideias preconcebidas e, com isso, a entender se a estrutura pensada faz sentido.
Nesta perspectiva, visando o enfoque de melhorias em um departamento que está sendo criado ou já foi criado, algumas formas de benchmarkings que podem ser realizadas são:
- Benchmarking Interno: em empresas que já contam com situações semelhantes ou outros negócios podem buscar nas próprias experiências bons indicadores para seu novo departamento;
- Benchmarking Externo/ou Competitivo: utiliza a análise de concorrência como parâmetro de comparação;
- Benchmarking de Cooperação: ideal em momentos que duas empresas aceitam estabelecer parcerias para o compartilhamento de informações de processos.
Passo 4 – Qual a dimensão do novo departamento?
Agora que já vimos como outras empresas trabalham, vamos dimensionar o departamento considerando as possibilidades que a empresa oferece. Em muitos casos, pode-se optar por iniciar pequeno e ir desenvolvendo o negócio conforme ele vá engrenando e dando resultados.
Nessa etapa já iremos avaliar quais cargos serão criados e qual a demanda por pessoal. Portanto, aconselha-se planejar os possíveis cargos com a realização dos seguintes questionamentos:
- Quais serão as atividades primárias e secundárias deste departamento?
- Destas atividades, quais cargos se encaixam?
- Quais serão os funcionários primários e terceirizados deste departamento?
Passo 5 – Estrutura Física Necessária
Além de dimensionar os recursos humanos, é importantíssimo avaliar a estrutura física necessária, sistemas de informação e todos os utensílios vitais e sobressalentes. Aqui, iremos considerar o investimento necessário para a nova área.
A estrutura física de um departamento será planejada para absorver todos os planos daquela área. Desta forma, é importante dimensionar corretamente para evitar risco ao longo do tempo.
O dimensionamento está diretamente ligado aos custos: aluguel, despesas condominiais, energia, telefonia, rede de internet, investimentos em TI, materiais de consumo, ou seja, tudo que poderá compreender o processo de função daquele departamento.
Passo 6 – Escolhendo a Liderança
Após todo o dimensionamento e o desenho das estratégias, a primeira atividade prática é a contratação da liderança que será responsável pelo desenrolar o que foi planejado.
Esse momento carrega peso, afinal essa pessoa será a responsável pelas decisões difíceis e por reportar tudo a diretoria.
A escolha da liderança deverá refletir muitas expectativas do que foi planejado para o novo departamento. É importante analisar o perfil que realmente corresponderá e que terá afinidade com a cultura da empresa.
Para esta etapa, recomendamos questionamentos que auxiliarão a identificar um norte para uma melhor liderança no novo departamento:
- Os candidatos possuem capacidade de equilibrar liderança e a cultura organizacional?
- Os candidatos possuem capacidade de tomar decisões importantes?
- Qual o nível de experiência requerido?
Após as fases de seleção, é preciso o acompanhamento contínuo da evolução dos “líderes + colaboradores”, pois essa junção refletirá nos resultados e em todo investimento feito do início.
A partir daqui a tarefa de executar as atividades do departamento é do líder, deve-se realizar alinhamentos constantes para julgar se o andamento está conforme o previsto e se há necessidade em mudar ou ajustar a estratégia.
Ainda, caberá a diretoria a cobranças dos resultados e metas combinados inicialmente. Somente assim a empresa se assegurará que tudo está sob seu controle e seguindo no rumo esperado.
Smart3 tem experiência na estruturação de novos departamentos em empresas
A Smart3 possui vasta experiência em análises organizacionais, reestruturação organizacional e desenvolvimento de novos departamentos e diretorias.
De forma analítica iremos entender os grandes entraves que limitam a sua empresa. O foco se dá na criação de estruturas organizacionais que façam sentido e tenham viabilidade para os desafios que a empresa enfrenta.
